จากตัวอย่างนี้ จะเห็นว่า ผู้จัดการฝ่ายขายเกี่ยวข้องกับข้อมูลและการติดต่อสื่อสาร ซึ่งถ้ามีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยประมวลผลและสื่อสารข้อมูลก็จะทำอย่างรวดเร็ว คอมพิวเตอร ์และระบบสื่อสารจึงเป็นสิ่งสำคัญของธุรกิจและเป็นสิ่งที่ทำให้สำนักงานเปลี่ยนเป็นสำนักงานอัตโนมัติมากขึ้นและเมื่อมีการนำคอมพิวเตอร์ไปใช้ในแผนกและหน่วยงานต่าง ๆ พร้อมทั้งมีการต่อเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ขององค์การในการดำเนินงานของแผนกและหน่วยงานขององค์การจะมีการแลกเปลี่ยนเอกสารและข้อมูลกันอยู่ตลอดเวลา เครือข่ายคอมพิวเตอร์จึงมีความสำคัญมากขึ้นในการดำเนินงานขององค์กร
การทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ ในระบบสำนักงาน อัตโนมัติจะเป็นการทำงานผ่านระบบเครือข่าย ที่เรียกว่าระบบ Lan ที่สามารถทำงานร่วมกันได้ ทั้งบริษัทโดยผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ของแต่ละฝ่ายและ อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ในระบบ Lan เช่น Hub LanCardสายเคเบิล เป็นต้น ดังนั้น แต่ละฝ่ายจึงสามารถติดต่อและแลกเปลี่ยนข้อมูล ซึ่งกันและกันผ่านระบบสำนักงานอัตโนมัติได้
ตัวอย่าง การรับ - ส่งข้อมูลจากเครื่องลูกข่ายไปยังลูกข่ายด้วยกันเอง จะแสดงให้เห็นลักษณะการเดินทางของสัญญาน ผ่านอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ ดังจะเห็นได้จากการไหลเวียนของเส้นสีน้ำเงิน โดยสมมุติให้เครื่องคอมพิวเตอร์ A และB เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ของแผนกคลังสินค้า และ เครื่องคอมพิวเตอร์ D และ E เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ของแผนกขายสินค้า เมื่อแผนกคลังสินค้า ต้องการทราบรายละเอียดการขายสินค้าว่าสามารถขายสินค้าได้มากน้อยเพียงใด เพื่อเป็นการเตรียมพร้อมในการจัดหาสินค้า ให้เพียงพอต่อความต้องการขอลูกค้านั้น ก็สามารถตรวจสอบยอดขายสินค้าของฝ่ายขายได้ โดยผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ของแผนกได้โดยตรง
เครื่องคอมพิวเตอร์ ของแต่ละแผนกสามารถติดต่อกันได้ดังที่ได้กล่าวมาตอนต้นแล้วและเครื่องคอมพิวเตอร์ในแต่ละเครื่อง ก็สามารถติดต่อกับเครื่องแม่ข่าย หรือ Server ได้เช่นกันโดยปกติแล้ว บริษัทต่าง ๆ จะเก็บรวบรวมข้อมูลสำคัญ ๆ ไว้ที่เครื่อง Server เพื่อให้แผนกต่าง ๆ สามารถดึงข้อมูลไปใช้ได้โดยตรง โดยที่ไม่ต้องไปสอบถามจากแผนกต่าง ๆ ก็ได้เพราะ ในบางครั้งบางแผนกอาจไม่มีพนักงานอยู่ หรือ พนักงานออกไปทำงานนอกสถานที่ ดังนั้นการติดต่อกับเครื่องแม่ข่ายโดยตรงก็เป็นการช่วยให้สะดวกต่อการทำงานได้
ตัวอย่าง การแสดงการรับ - ส่งข้อมูลของเครื่องคอมพิวเตอร์ลูกข่ายไปยังเครื่องServer เส้นสีน้ำเงินจะแสดงถึงการไหลเวียนข้อมูลที่ติดต่อกัน ระหว่างเครื่องลูกข่าย กับเครื่องServer ดังรูปจะเป็นการส่งข้อมูลจากเครื่องคอมพิวเตอร์ A และ D ส่งข้อมูลไปยังเครื่องServer ซึ่งอยู่ในชั้นที่ 2
การทำงานแบบนี้จะเป็นการอำนวยความสะดวก แก่พนักงานของบริษัทและประหยัดเวลาในการค้นคว้าหาข้อมูล ของแต่ละแผนกในชั่วโมงเร่งด่วน หรือในเวลาที่จำเป็น เช่น ผู้จัดการต้องการเรียกประชุมหัวหน้าแผนกด่วนแต่หัวหน้าไม่อยู่ ข้อมูลของแผนกก็ไม่มี ดังนั้นพนักงานก็สามารถดึงข้อมูลจากเครื่อง Server เพื่อนำไปเสนอต่อที่ประชุมได้
เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย หรือ Server สามารถติดต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องในระบบได้เพราะเป็นเครื่องที่คอยควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ ในสำนักงาน ดังนั้นผู้จัดการจึงสามารถตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ได้เอง ที่เครื่องแม่ข่ายหรือ Server หรือจะตรวจสอบข้อมูลของแต่ละแผนกก็ได้ ข้อมูลที่จัดเก็บในเครื่อง Server นั้นจะเป็นข้อมูลที่ทันสมัย เพราะทุกแผนกต้องส่งข้อมูลไปยังเครื่อง Server ทุกวัน เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้สะดวกและข้อมูลทันสมัยอยู่เสมอ
ตัวอย่าง การแสดงการไหลเวียนของข้อมูลจากเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายไปยังเครื่องลูกข่ายต่าง ๆ โดยผู้จัดการสามารถตรวจสอบการทำงานของทุกแผนก ได้จากเครื่องServer โดยผ่านระบบ Lan ซึ่งจะสามารถตรวจสอบได้จากเครื่อง Serverโดยตรง หรือจะตรวจสอบตามแผนกก็ได้ดังรูป เป็นการแสดงการใหลเวียนของข้อมูลจากเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายไปยังเครื่องลูกข่ายต่าง ๆ ดังแสดงให้เห็นได้จากเส้นสีน้ำเงินที่แสดงอยู่ในรูป โดยจะสามารถติดต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ A B C D E ซึ่งอยู่ตามแผนกต่าง ๆ ได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น