ระบบสารสนเทศ (Information System)

ระบบสารสนเทศ (Information System)
ระบบสารสนเทศ (Information System) หมายถึง ข่าวสารที่ได้จากการนำ ข้อมูลดิบ (raw data) มาคำนวณทางสถิติหรือประมวลผลอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งข่าวสารที่ได้ออกมานั้นจะอยู่ในรูปที่สามารถนำไปใช้งานได้ทันทีในส่วนของ เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) หมายถึงกระบวนการต่างๆ และระบบงานที่ช่วยให้ได้สารสนเทศที่ต้องการโดยจะรวมถึง
1.เครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์คมนาคมต่างๆ รวมทั้งซอฟต์แวร์ทั้งระบบสำเร็จรูปและพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะด้าน

2.กระบวนการในการนำอุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ ข้างต้นมาใช้งาน รวบรวมข้อมูล จัดเก็บประมวลผล และแสดงผลลัพธ์เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ต่อไป

เทคโนโลยีของระบบสารสนเทศที่ใช้ในองค์กร สามารถแบ่งเป็น 7ประเภท คือ

1.ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System: TPS )

ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ หมายถึง การประมวลผลแบบวันต่อวัน เช่น การรับ-จ่ายบิล ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบการรับ-จ่ายสินค้า เป็นต้น ระบบนี้เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับการพัฒนาให้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์

2.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS)

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารที่ต้องการประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการช่วยงานแบบวันต่อวัน MIS จึงมีความสามารถในการคำนวณและเปรียบเทียบข้อมูล ซึ่งมีความหมายต่อการจัดการและบริหารงานเป็นอย่างมาก นอกจากนั้น ระบบนี้ยังสามารถสร้างสารสนเทศที่ถูกต้องและทันสมัยอีกด้วย โดยทั่วไป MIS มักรวมระบบ TPS เข้าไว้ด้วย

3.ระบบช่วยตัดสินใจ (Decision Support System : DSS)

ระบบช่วยตัดสินใจ หมายถึง ระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียมสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ หากเป็นการใช้โดยผู้บริหารระดับสูง เรียกระบบนี้ว่า “ระบบสนับสนุนการตัดสินใจเพื่อผู้บริหารระดับสูง” (Executive Support System : ESS) บางครั้งสารสนเทศที่ TPS และ MIS ไม่สามารถช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้จำเป็นต้องพัฒนาระบบช่วยตัดสินใจ DSS ขึ้น เพื่อช่วยในการตัดสินใจภายใต้ผลสรุปและการเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งอื่น ทั้งภายในและนอกองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสินใจเกี่ยวกับการรวมบริษัทและการหาบริษัทร่วม การขยายโรงงานผลิตภัณฑ์ใหม่ เป็นต้น

4.ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System : ELS)

ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง หมายถึง MIS ประเภทพิเศษที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงที่ไม่คุ้นเคย กับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถใช้ระบบสารสนเทศได้ง่ายขึ้น โดยใช้เมาส์เพื่อเลื่อนหรือจอภาพแบบสัมผัส เพื่อเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างกัน ทำให้ผู้บริหารไม่ต้องจำคำสั่ง

5.ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems)

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (OAS) เป็นระบบที่นำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่าง ๆ ของสำนักงานเพื่อประโยชน์ในการใช้งานและมีกิจกรรมดังต่อไปนี้
- การสื่อสารข้อมูลภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นบันทึกคำสั่งของผู้บริหาร จดหมายอีเล็กทรอนิกส์ และข่าวสารต่างๆ

- การจัดพิมพ์เอกสารได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องและมีคุณภาพในการปฏิบัติงาน

- ใช้ควบคุมการทำงานของระบบโทรศัพท์ เช่น การรับข้อความจากผู้ที่โทรศัพท์เข้ามาในสำนักงานแล้วบันทึกเสียงไว้

- ออกแบบระบบสื่อสิ่งพิมพ์ต่างๆ

- การประชุมทางไกลผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์

- การจัดระบบเอกสารอีเล็กทรอนิกส์

- การกำหนดการนัดหมายของผู้บริหารและการกำหนดเวลาต่าง ๆ

- การคำนวณพื้นฐานของสำนักงาน

- การจัดทำฐานข้อมูลของสำนักงาน

- เป็นระบบสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร

- และอื่นๆ
6.ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Artificial Intelligence/Expert System : AI/ES)

ระบบผู้เชี่ยวชาญ หมายถึง ระบบที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้ชำนาญในสาขาใดสาขาหนึ่งคล้ายกับมนุษย์ ระบบนี้จะได้รับความรู้จากมนุษย์ผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถวิเคราะห์เหตุผล เพื่อตัดสินใจ ความรู้ที่เก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์นี้ประกอบด้วย ฐานความรู้ (Knowledge Base) และกฎข้อวินิจฉัย (Inference Rule) ซึ่งเป็นความสามารถเฉพาะที่ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถตัดสินใจได้เอง เช่น การวินิจฉัยความผิดพลาดของรถจักรดีเซลไฟฟ้าโดยใช้คอมพิวเตอร์

7.ระบบ Call Center

-สามารถตอบสนองได้อย่างสมบูรณ์แบบและมัประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการตอบข้อซักถามต่างๆ รับคำสั่งจากห้องสัมมนาตามโรงแรม

-สนับสนุนการให้บริการช่วยเหลือทางด้านเทคนิคการให้บริการข้อมูลข่าวสารที่ต้องการประฃาสัมพันธ์ และสาระความรู้ต่างๆ ที่ลูกค้าควรทราบ รวมถึงการรับเรื่องร้องเรียนหรือกิจกรรมต่างๆ หรือคำแนะนำ คำติชม ที่เกี่ยวกับธุรกิจอย่างครบวงจรและสิ่งที่ลูกค้าจะได้รับ คือ ความสะดวกรวดเร็วในการรับบริการ

-ลดค่าใช้จ่ายในการติดต่อสื่อสารที่ซับซ้อน และสำคัญที่สุด คือ ได้รับบริการที่ตอบสนองความต้องการและความพึงพอใจสูงสุด

ระบบสารสนเทศในองค์กรต่าง ๆ จะมีการเก็บรวบรวมข้อมูลจากระดับปฎิบัติการ และทำการประมวลผล ระบบสารสนเทศในองค์กรสามารถแทนได้ด้วยภาพพีรามิด ตามรูป

จากภาพจะเห็นได้ว่าโครงสร้างระบบสารสนเทศแบบปิรามิดนั้น มีฐานที่กว้างและบีบแคบขึ้นไปถึงยอดบนสุด หมายความว่า สารสนเทศที่ใช้งานจะมีมากในระดับล่างและลดหลั่นไปตามลำดับจนถึงยอดบนสุด บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศได้แก่
- ระดับปฏิบัติการ บุคลากรในระดับนี้จะเกี่ยวข้องกับงานที่ต้องกระทำซ้ำๆกัน และเน้นไปที่การจัดการ รายงานประจำวัน เช่น เจ้าหน้าที่ป้อนข้อมูลการสั่งซื้อ แคชเชียร์ พนักงานรับจองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น
- ระดับวางแผนปฏิบัติการ บุคลากรในระดับนี้ จะเป็นผู้บริหารขั้นต้นซึ่งมีหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติงานประจำวัน หรือการบริหารงานในระยะสั้นๆเช่น รายงานสรุปผลการขายในแต่ละไตรมาสของพนักงานขายแต่ละคน เป็นต้น
- ระดับการวางแผนการบริหาร บุคลากรในระดับนี้จะเป็นผู้บริหารในระดับกลาง มีหน้าที่ในการวางแผนให้บรรลุเป้าหมายต่างๆของบริษัท เช่น รายงานผลการขายประจำปีของบริษัทเปรียบเทียบกับคู่แข่ง
- ระดับการวางแผนยุทธศาสตร์ระยะยาว ผู้บริหารระดับนี้จะเป็นผู้บริหารระดับสูงสุด ซึ่งเน้นในการวางนโยบาย สารสนเทศที่ต้องการ จะอยู่ในรูปรายงานสรุป การวิเคราะห์แนวโน้มต่างๆ